Comme pour les réunions en personne, quelques règles d’étiquette s’imposent lors des conférences téléphoniques :

  • Connectez-vous quelques minutes à l’avance, surtout si vous n’avez jamais utilisé auparavant la plateforme de vidéoconférence et que vous devez télécharger une nouvelle application.
  • Une fois la connexion établie, présentez-vous ou saluez les autres personnes déjà en communication.
  • Quand vous ne parlez pas, activez la fonction sourdine pour réduire le bruit de fond et de frappe. Dans la mesure du possible, installez-vous dans un endroit calme.
  • Ayez conscience de votre communication non verbale. Si votre caméra est activée pendant un appel, faites attention à vos expressions faciales et sachez que les autres participants vous voient. Essayez de sourire et de hocher de la tête à la personne qui parle, pour mieux participer à la conversation.
  • Si vous êtes l’organisateur de la réunion, envoyez des invitations sur calendrier, en y joignant un ordre du jour que tout le monde pourra consulter avant la réunion et auquel vous ajouterez ensuite des points supplémentaires, s’il y a lieu. Si nécessaire, veillez à ce qu’un preneur de notes soit désigné.