FAQs

En préparant une liste de questions à poser le premier jour, vous vous familiarisez d’emblée avec les particularités logistiques du lieu de travail, notamment :

  • Quelles sont les heures de travail?
  • Qui est mon et ma superviseur?
  • De quelle façon dois-je communiquer avec mon ou ma superviseur et avec l’équipe?
  • Avec qui vais-je travailler en étroite collaboration?
  • De quelle technologie ai-je besoin? Y a-t-il des identifiants de connexion que je dois paramétrer?
  • Y a-t-il des activités/séances/réunions auxquelles je devrais assister cette semaine?
  • Que dois-je faire si je suis malade et incapable de travailler?
  • Comment mon rendement sera-t-il évalué?

Si votre employeur indique que vous pouvez travailler selon un horaire flexible, demandez-lui de préciser ce qu’il veut dire. Il peut y avoir un « noyau » d’heures durant le jour où chaque employé doit être en ligne. À d’autres lieux de travail, le début de la journée pourrait se situer dans un certain créneau horaire (par exemple entre 8 et 10 h). Demandez également à votre superviseur comment vous devez communiquer vos heures de travail à l’équipe. Devez-vous consigner vos heures de travail? Quand ont lieu les réunions d’équipe? Quand devez-vous faire rapport à votre superviseur? Quel mode de communication préfère-t-il ou elle? Ce sont là de bonnes questions à poser pour être sur la même longueur d’onde.

Demandez à votre employeur s’il vous fournira un ordinateur ou un téléphone de travail, selon la nature de votre rôle. Il pourra au besoin vous envoyer par la poste l’équipement technologique nécessaire. Un ordinateur muni d’une webcam pourrait s’avérer particulièrement important pour communiquer « face à face » avec votre équipe durant les appels. Peu importe votre poste, vous devrez absolument disposer d’une connexion Internet fiable. Au besoin, reliez directement votre ordinateur au modem par un câble afin de renforcer la connexion durant les vidéoconférences. Enfin, tentez d’aménager à la maison un espace de travail confortable, séparé du reste de votre espace de vie, où vous pourrez mieux vous concentrer. 

 

Si votre employeur n’est pas en mesure de vous fournir l’équipement nécessaire au télétravail, contactez le Bureau de l’apprentissage et des études expérientielles de votre université pour obtenir de l’aide.

 

Assurez-vous que votre espace de travail soit ergonomique, pour réduire les risques de blessure et d’inconfort. Entre autres règles de base, abstenez-vous de travailler sur votre lit ou votre sofa, et évitez de vous avachir toute la journée devant l’ordinateur. Installez-vous plutôt à un bureau ou à une table où vous pourrez surélever votre portable pour aligner votre tête avec l’écran, en ayant les épaules détendues. Pour cela, il vous faudra peut-être utiliser un clavier et une souris externes, vous doter d’un écran supplémentaire, ou placer l’ordinateur sur quelques livres ou sur un support à portable. Idéalement, dans cette configuration, vos coudes seront pliés à 90 degrés, vos avant-bras reposant sur les accoudoirs du fauteuil ou sur la table.

 

Si vous avez des inquiétudes sur l’aménagement de votre poste de travail, demandez à votre superviseur de vous aider à résoudre la situation. Et surtout, n’oubliez pas de faire des pauses pour vous délier les jambes et refaire le plein d’énergie.

 

 

Comme pour les réunions en personne, quelques règles d’étiquette s’imposent lors des conférences téléphoniques :

  • Connectez-vous quelques minutes à l’avance, surtout si vous n’avez jamais utilisé auparavant la plateforme de vidéoconférence et que vous devez télécharger une nouvelle application.
  • Une fois la connexion établie, présentez-vous ou saluez les autres personnes déjà en communication.
  • Quand vous ne parlez pas, activez la fonction sourdine pour réduire le bruit de fond et de frappe. Dans la mesure du possible, installez-vous dans un endroit calme.
  • Ayez conscience de votre communication non verbale. Si votre caméra est activée pendant un appel, faites attention à vos expressions faciales et sachez que les autres participants vous voient. Essayez de sourire et de hocher de la tête à la personne qui parle, pour mieux participer à la conversation.
  • Si vous êtes l’organisateur de la réunion, envoyez des invitations sur calendrier, en y joignant un ordre du jour que tout le monde pourra consulter avant la réunion et auquel vous ajouterez ensuite des points supplémentaires, s’il y a lieu. Si nécessaire, veillez à ce qu’un preneur de notes soit désigné.

 

Il est difficile de connaître ses coéquipiers quand on travaille à distance. S’il en existe déjà, essayez de vous joindre à un quelconque groupe de rattrapage informel du week-end, ou à un groupe de café virtuel matinal. S’il y a d’autres stagiaires, contactez-les une fois par semaine ou selon les besoins pour mieux les connaître. Invitez à tour de rôle vos collègues à prendre un « café virtuel » pour mieux connaître leur rôle et les projets auxquels ils travaillent. Si le temps le permet, durant les réunions d’équipe, pensez à poser des questions d’entrée en matière ou des questions brise-glace qui renforceront l’esprit d’équipe et la collaboration. Et si votre équipe utilise Slack ou un autre outil de messagerie informelle, proposez de créer des canaux moins sérieux, comme #nimportequoi, #chiensetchats, #recettes ou #divertissement, où les gens pourront intervenir à temps perdu.

 

Avant d’approcher votre gestionnaire, demandez-vous quelles sont les informations (s’il y a lieu) qu’il est nécessaire de divulguer selon vous. Le simple fait d’avoir un problème de santé ne vous oblige pas à le divulguer à votre superviseur.
 
Si vous décidez d’avoir cette conversation, fixez un rendez-vous face à face (même en mode virtuel) avec votre superviseur. Au début de la rencontre, remerciez-le de prendre le temps de vous écouter, puis indiquez que vous souhaitez porter à son attention une question personnelle, et décrivez sur un ton neutre votre problème de santé. Expliquez comment ce problème affecte votre capacité à travailler, et exposez toutes les mesures que vous avez prises pour gérer la situation. Si vous connaissez des mesures que votre superviseur peut prendre pour vous aider, suggérez-les. Demeurez orienté.e solutions. Donnez à votre superviseur l’occasion de répondre à vos questions, et d’en poser lui ou elle même. À l’issue de la rencontre, remerciez-le ou la encore d’avoir pris le temps de vous rencontrer, puis discutez des éventuelles prochaines étapes.
 
Votre Bureau de l’apprentissage et des études expérientielles constitue également une excellente ressource qui pourra vous aider à naviguer sereinement dans ces conversations personnelles avec votre employeur.